Administración por Procesos

Por:
Juan Pablo Arrese Paker
Luis Ordóñez Guzmán

Enfoque funcional versus Enfoque Procesos

Enfoque Funcional

ž Época Artesanal.
ž Revolución Industrial.
ž División del Trabajo por Especialización.
ž Aumentar la productividad y reducir tiempos de ciclo.
ž Pocos productos y no hay personalización.
ž Producción en serie.
ž Productor tiene el poder.
ž Los negocios heredan experiencia de la revolución industrial.
ž Orientado a Especialización.
ž Islas Funcionales.
ž Objetivos basados en la especialización.

Cambios en el Entorno.

ž Consumidor más exigente.
ž Requiere más variedad de productos.
ž Servicios y productos personalizados.
ž Mayor competencia e innovación en el mercado.
ž Ventaja competitiva (Diferenciación y/o Precio).

Enfoque de Procesos

ž Cambio de foco interno a un foco al resultado final (Servicio o Producto).
ž La unidad es el proceso.
ž El arbitro final es el cliente.
ž Administración por Procesos: Aplicación de Técnicas para identificar y caracterizar lo que ocurre al interior de las organizaciones en términos de procesos, contribuyendo al desarrollo de competencias para mejorar su desempeño a partir de sus procesos. Basa su accionar en la mejora continua.



Enfoque Funcional

Enfoque Procesos

Liderazgo

Supervisión y Control
Empujan
Enfoque corto plazo.
Facilitador / Motivador
Jalan
Enfoque largo plazo
Enfoque al Cliente

Cliente Interno (Jefe)
Islas de poder
Indicadores Productividad
Cliente Externo
Cadena de Valor
Satisfacción de Cliente

Enfoque de Trabajo

Apagar fuegos
Ejecutar por costumbre
Resultado Final (Producto / Servicio)
Acción proviene Proceso
Enfoque a
la Gente

Personal como ejecutor
Tiempos y mov. / Productividad
Enfocada al trabajo individual

Participación inteligente del personal (Aprendizaje / Crecimiento)
Enfocada trabajo equipo
Enfoque Total

Costo vs. Calidad
Repercusión precio mercado
Enfocada a las mejoras de responsabilidades individuales (islas).
Costo parte de la calidad
Valor superior-compet.
Enfocada a la mejora de
todas las áreas de la
organización

Beneficios – Procesos

ž Mayor sensibilidad al Cliente final.
ž Foco en crear valor o mejorar la experiencia del cliente.
ž Resultados por el proceso.
ž Cruza todas las áreas que intervienen desde el inicio hasta la finalización de un producto o servicio.
ž Sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua de las actividades de una organización.
ž Empleados motivados.
§ Visión amplia.
§ Sentido de propiedad.
§ Delegación y toma de decisiones.
§ Responsabilidad.

Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos
Definiciones
Cadena de Valor: Representación del flujo de procesos de cadena de valor donde se visualiza la relación con el cliente final.
Proceso: Escenario donde se muestra el flujo de los procesos y procedimientos, en orden secuencial que los ejecuta
Procedimiento: guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como 2 o más personas realizan una tarea. Aseguran la repetibilidad de la tarea.
Tarea: Es un conjunto de acciones que se requieren para generar un resultado determinado.

El Proceso explica: Qué debe lograrse
Cuándo, y responde el
Por qué.

Los Procedimientos describe: Quién, Dónde y Cómo
lograrlo, tomando
poca consideración el
por qué.

Las funciones se deben alinear con base a la mejor forma para operar los procesos.
PROCESO = QUE SE HACE
Serie de actividades que ejecutadas en secuencia producen un resultado para satisfacer un objetivo específico
FUNCION=QUIEN HACE QUE
Conjunto de actividades similares que son agrupadas para aprovechar especialización y/o economías de escala en los recursos que operan los procesos.

Indicadores
Definir mediciones para los procesos y personas, a partir de los objetivos de negocio.

Manejo de la resistencia al cambio
Todo cambio que impacta procesos, organización y tecnología, genera una resistencia, esta no se puede evitar, se debe administrar.

Conclusiones:

¿Qué implica una Administración por Procesos?

Documentar los procesos.
Medir la ejecución de los procesos y cambiar el sistema de recompensa.
Asignar responsables de los procesos y sus resultados.
Alinear los sistemas para apoyar los procesos.

Importancia:

Que la Administración de los Procesos involucra un examen y mejora del trabajo de manera continua.

La administración exitosa de procesos requiere trabajo de equipo y de liderazgo y este enfoque sistemático es una manera extraordinaria de crear equipos y líderes que los apoyan.

En el proceso, los líderes y equipos son los que distinguen a los negocios excelentes de las mediocres.

Las negocios exitosos tendrán procesos que surgirán, en lugar de desinflarse, de los talentos, energía y creatividad de su personal.

Todo trabajo es un proceso, pero la mayoría de las personas en el trabajo han sido esclavos de los procesos en lugar de dueños.

Si un proceso no entrega valor añadido real a los clientes y participantes de la organización, entonces simplemente consume recursos.

Demasiados procesos se ejecutan y no se administran.